Digitale Langzeitarchivierung

Langzeitarchivierung bedeutet die zeitlich unbegrenzte Sicherung von Assets (Dokumente, Bilder, Grafiken, Film- und Tondokumente, Zeichnungen, Objekte,…) unter dafür optimalen Bedingungen.
Digitale Langzeitarchivierung hat dasselbe Ziel mit dem Unterschied, dass die zu archivierenden Assets nicht analog, sondern lediglich in digitaler Form vorliegen.
Die grundlegenden Aufgaben des Archivars (bewerten, erschließen, sichern…) bleiben bestehen!

Die Unterschiede zwischen analoger und digitaler Langzeitarchivierung

Für die Bewahrung analoger Assets gibt es seit Jahrzehnten klare und bewährte Prozesse, die eine lange Aufbewahrungs- und Nutzungsdauer gewährleisten. Im Falle der Langzeitarchivierung von digitalen Assets steht der Archivar vor ganz neuen Herausforderungen in verschiedenen Bereichen:

  • Hardware, Ausgabe- und Aufbewahrungsmedien
    Mit der Einführung der Computertechnologie wurden und werden die unterschiedlichsten Datenspeicherungssysteme wie zum Beispiel Magnetbänder, Lochkarten, Disketten, interne und externe Festplatten, Datasetten, Dat-Laufwerke, CDs, DVDs, USB-Sticks, Speicherkarten, usw. verwendet. Die Datenträger und deren Auslesegeräte haben jeweils unterschiedlich lange Lebenszeiten und eignen sich in der Regel kaum für die Langzeitarchivierung.
    Der Archivar steht vor der Herausforderung, die benötigte Hard- und Software zum Auslesen der Daten vorzuhalten und die Inhalte der diversen Datenspeicher so zu sichern, dass eine möglichst lange Überlebenszeit gewährleistet ist.

  • Software- und Dateiformate
    Die Produktion der Assets, die später zum Teil archiviert werden müssen, erfolgt oder erfolgte mit Hilfe sehr verschiedener Softwarelösungen auf ganz unterschiedlichen Betriebssystemen. Ein World 5.0 Dokument zum Beispiel, das unter DOS erstellt wurde, ist heute nur noch unter Schwierigkeiten zu öffnen. Dem Archivar werden aber – entsprechend der bisherigen Prozesse für die analoge Langzeitarchivierung – die Assets in der Regel erst zur Verfügung gestellt, wenn sie die nötige Archivreife haben. Das Projekt also abgeschlossen und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Oft sind die Daten zu diesem Zeitpunkt nicht mehr auslesbar.

  • Versionsverläufe, rechtliche Aspekte
    Digital erstellte Assets lassen sich in der Regel problemlos und ggf. ohne erkennbare Spuren absichtlich oder unbeabsichtigt, verändern. Der Archivar hat aber die Pflicht für Datenkonsistenz zu sorgen. Er muss sicherstellen, dass die Assets fehlerfrei und ohne unerwünschte Änderungen archiviert werden. Das Urheberrecht und die digitale Rechteverwaltung erschweren diese Aufgaben zusätzlich.

  • Masse an Daten
    Eine weitere Herausforderung ist die schiere Masse an Daten bei gleichzeitig schneller Vernichtbarkeit. Durch die weiter voranschreitende Digitalisierung entstehen Unmengen an Daten, die der Archivar bewerten muss. Andererseits sind diese Daten oft sehr leicht löschbar, stehen dann der Langzeitarchivierung erst gar nicht zur Verfügung.

  • Webseitenarchivierung
    Die Archivierung von Webseiten erfordert neue Auswahlverfahren und Übernahmemethoden. Ohne enge Zusammenarbeit mit IT-Spezialisten ist diese Arbeit für einen Archivar kaum zu leisten.

Wie kann digitale Langzeitarchivierung gewährleistet werden?

Grundsätzlich sollte der Archivar so früh als möglich in den Entstehungsprozess der später zu archivierenden Assets eingebunden wird. Das Archiv muss gemeinsam mit der IT und unter Einbindung der verschiedenen Unternehmens-Abteilungen Prozesse entwickeln, die die langfristige Sicherung und somit Nutzbarmachung der Daten zuverlässig gewährleisten.